1. INSCHRIJVING EN BETALING

• Inschrijven kan enkel via www.swimwise-club.be.
• Betaling gebeurt uitsluitend online.
• Na geslaagde betaling ontvangt u een bevestigingsmail en ziet u de inschrijving in uw Twizzit-account.

2. WACHTLIJST

Als een activiteit volzet is, dan kan u zich inschrijven op de wachtlijst. Als er een plaats vrijkomt, ontvangt u hiervan een mail. U hebt 3 kalenderdagen de tijd om de aangeboden plaats te bevestigen en te betalen. De plaats wordt gedurende die termijn gereserveerd. Na het verstrijken van de termijn vervalt het aanbod en gaat de beschikbare plaats naar de volgende op de wachtlijst.

3. TWIZZIT

Na uw online inschrijving wordt er automatisch een login aangemaakt in Twizzit. U ontvangt hiervan na inschrijving een mail. In uw Twizzit account ziet u wanneer uw les gepland is en welke lesgever ingepland is.

Klik hier  om de handleiding van Twizzit te raadplegen.

4. PLANNING EN GROEPSINDELING

De bij inschrijving gekozen dag, het tijdstip en de eventuele voorkeur voor een lesgever gelden als voorkeuren en zijn onder voorbehoud van de definitieve groepsindeling.

Om een passende groepsindeling en kwalitatieve zwemlessen te organiseren, kan Swimwise vóór de start van de lessenreeks voorstellen om het gekozen lesmoment te wijzigen. Daarbij houdt Swimwise zoveel mogelijk rekening met het zwemniveau, de mogelijkheden en de voorkeuren van de deelnemer.

Wanneer Swimwise het gekozen lesmoment niet kan aanbieden, wordt de deelnemer hierover zo snel mogelijk geïnformeerd en wordt waar mogelijk een passend alternatief voorgesteld. Als dit alternatief niet past of geen alternatief beschikbaar is, kan de deelnemer de inschrijving kosteloos annuleren. Het betaalde inschrijvingsgeld wordt dan volledig terugbetaald, zonder administratiekosten.

Na de start van de lessenreeks gebeurt een structurele wijziging van de afgesproken lesdag of het tijdstip uitsluitend in overleg en met instemming van de deelnemer of, bij minderjarigen, diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

5. CONTINUÏTEIT VAN DE LESGEVER

Swimwise koppelt aan ieder lesmoment in principe een vaste lesgever. Deze vormt het vertrouwde gezicht van de groep. Swimwise streeft naar zoveel mogelijk continuïteit, maar kan de aanwezigheid van een specifieke lesgever niet garanderen.

Bij afwezigheid van de vaste lesgever wegens bijvoorbeeld ziekte, vakantie, opleiding, persoonlijke omstandigheden of organisatorische redenen kan Swimwise een vervangende lesgever inzetten. Indien nodig kan ook een andere vaste lesgever aan de groep worden toegewezen.

Swimwise zorgt ervoor dat de vervangende lesgever beschikt over de vereiste competenties en, waar van toepassing, kwalificaties om de zwemlessen veilig en kwalitatief te begeleiden.

Een wijziging van lesgever geeft op zichzelf geen recht op annulering of terugbetaling, zolang de afgesproken inhoud en kwaliteit van de zwemlessen behouden blijven. Een eventuele wijziging van de lesdag of het tijdstip valt onder de regeling van artikel 4.

6. MELDEN AFWEZIGHEID

Wanneer de deelnemer niet aanwezig kan zijn bij een les, meldt u dit zo snel mogelijk en vóór aanvang van de les aan Swimwise. Dit kan per e-mail naar zwemclub@swimwise.be of telefonisch op het nummer 03 369 35 09.

Bij een lastminute afwezigheid of een dringende wijziging vragen wij u altijd te bellen, zodat wij de lesgever tijdig kunnen informeren. Ook buiten de kantooruren en tijdens het weekend vragen wij afwezigheden telefonisch te melden. Wordt de telefoon niet opgenomen, spreek dan een boodschap in met de naam van de deelnemer, de leslocatie en de datum en het tijdstip van de betrokken les.

Het melden van een afwezigheid geeft op zichzelf geen recht op een inhaalles of terugbetaling. Hiervoor gelden de voorwaarden van artikelen 8 en 9.

7. VERZEKERING

Alle deelnemers zijn verzekerd voor sportongevallen tijdens de zwemlessen, binnen de grenzen van de toepasselijke verzekeringspolis. De dekking is onderworpen aan de polisvoorwaarden, eventuele uitsluitingen en de voorgeschreven aangifteprocedure.

De verzekeringsvoorwaarden en de procedure voor het melden van een sportongeval zijn op eenvoudige vraag verkrijgbaar bij het secretariaat van Swimwise via zwemclub@swimwise.be of telefonisch op het nummer 03 369 35 09.

Een sportongeval meldt u zo snel mogelijk aan de lesgever en het secretariaat, zodat de nodige stappen voor de aangifte tijdig kunnen worden ondernomen.

8. ANNULERING

ANNULERING DOOR DEELNEMER:
Een annulering wordt schriftelijk gemeld via zwemclub@swimwise.be. De datum waarop Swimwise de e-mail ontvangt, geldt als annuleringsdatum. Swimwise bevestigt de ontvangst per e-mail.

• Voor annulering vóór de start van de activiteit gelden de volgende voorwaarden:
  • Annuleert u binnen veertien kalenderdagen na inschrijving én minstens twee maanden vóór de start van de activiteit, dan ontvangt u het volledige inschrijvingsgeld terug.
  • Valt de annulering buiten deze kosteloze regeling, maar gebeurt ze minstens één maand vóór de start van de activiteit, dan ontvangt u het inschrijvingsgeld terug, verminderd met een administratiekost van € 30 per deelnemer en per geannuleerde activiteit.
  • Bij annulering minder dan één maand vóór de start van de activiteit of na aanvang van de activiteit is geen terugbetaling voorzien, behalve bij medische verhindering volgens artikel 9.

De kosteloze annuleringsmogelijkheid hierboven is een contractueel aangeboden regeling. Eventuele dwingende wettelijke rechten van de deelnemer blijven onverminderd van toepassing.

ANNULERING DOOR SWIMWISE:
Wanneer Swimwise een les of activiteit annuleert, anders dan wegens overmacht zoals hieronder beschreven, kan de deelnemer kiezen tussen:

• Terugbetaling van het bedrag dat overeenkomt met de niet-gegeven lessen.
• Een kosteloze omboeking naar een beschikbare, gelijkwaardige activiteit, in overleg met de deelnemer.

Bij annulering van de volledige activiteit vóór de start wordt het volledige inschrijvingsgeld terugbetaald. Bij gedeeltelijke annulering gebeurt de terugbetaling naar verhouding van het aantal niet-gegeven lessen. Er worden geen administratiekosten aangerekend.

ANNULERING OF ONDERBREKING DOOR OVERMACHT:
Overmacht is een omstandigheid buiten de redelijke controle van Swimwise die de uitvoering van de activiteit verhindert en waarvan de gevolgen redelijkerwijs niet konden worden voorkomen. Of een gebeurtenis overmacht vormt, wordt beoordeeld op basis van de concrete omstandigheden.

Bij een tijdelijke onderbreking informeert Swimwise de deelnemers zo snel mogelijk en probeert Swimwise de uitgevallen lessen binnen een redelijke termijn opnieuw in te plannen.

Wanneer de activiteit definitief wordt stopgezet of de uitgevallen lessen niet binnen een redelijke termijn kunnen worden aangeboden, wordt het bedrag voor de niet-gegeven lessen terugbetaald. Als een voorgesteld vervangend lesmoment niet past, kan de deelnemer voor de betrokken lessen eveneens terugbetaling vragen.

Een omboeking of tegoedbon kan als alternatief worden aangeboden, maar wordt alleen toegepast met instemming van de deelnemer. Er worden geen administratiekosten aangerekend.

UITVOERING VAN TERUGBETALING
Terugbetalingen gebeuren uiterlijk binnen dertig kalenderdagen nadat het recht op terugbetaling en het bedrag zijn vastgesteld en Swimwise over de noodzakelijke betaalgegevens beschikt. Eventuele kortere wettelijke termijnen blijven van toepassing.

9.  VERPLAATSEN VAN LESSEN OMWILLE VAN MEDISCHE AFWEZIGHEID, SCHOOLUITSTAPPEN EN INHAALLESSEN

MEDISCHE VERHINDERING
Bij ziekte of een blessure meldt u de afwezigheid volgens artikel 6. Om aanspraak te maken op onderstaande regeling, bezorgt u het secretariaat zo snel mogelijk een medisch attest dat de periode vermeldt waarin deelname niet mogelijk is. Een diagnose hoeft niet te worden vermeld.

Wanneer de deelnemer om medische redenen helemaal niet aan de activiteit kan beginnen, wordt het inschrijvingsgeld terugbetaald, verminderd met een administratiekost van € 20 per deelnemer en per activiteit.

Wanneer de deelnemer één of twee lessen om medische redenen mist, probeert Swimwise een inhaalles aan te bieden. Als Swimwise geen passend inhaalmoment kan aanbieden, wordt het bedrag voor de medisch gemiste lessen terugbetaald, zonder administratiekosten.

Wanneer de deelnemer binnen dezelfde lessenreeks drie of meer lessen om medische redenen mist, ontvangt u op aanvraag een terugbetaling voor de lessen die binnen de door het medisch attest gedekte periode vallen. De afwezigheden hoeven niet opeenvolgend te zijn. Op deze terugbetaling wordt één administratiekost van € 20 per deelnemer en per lessenreeks ingehouden.

Als uit het medisch attest blijkt dat de deelnemer de lessenreeks niet meer kan hervatten, kan de inschrijving worden stopgezet. In dat geval wordt ook het bedrag voor de resterende lessen die niet meer kunnen worden gevolgd terugbetaald.

De administratiekost van € 20 wordt binnen dezelfde lessenreeks slechts eenmaal aangerekend en wordt niet gecombineerd met de administratiekost van € 30 uit artikel 8. De administratiekost bedraagt nooit meer dan het terug te betalen bedrag.

Een les die al werd ingehaald of terugbetaald, komt niet nogmaals voor compensatie in aanmerking.

VERPLICHTE SCHOOLUITSTAPPEN
Wanneer een deelnemer een les niet kan volgen wegens een verplichte schooluitstap, bezorgt u hiervan zo snel mogelijk en vóór de betrokken les een bewijs van de school aan het secretariaat via zwemclub@swimwise.be. Swimwise probeert vervolgens een inhaalles aan te bieden.

Als Swimwise geen passend inhaalmoment kan aanbieden, wordt het bedrag voor de betrokken les terugbetaald, zonder administratiekosten.

ORGANISATIE VAN INHAALLESSEN
Swimwise voorziet per lessenreeks enkele vaste inhaalmomenten. De planning gebeurt in overleg met de deelnemer of, bij minderjarigen, diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger, en rekening houdend met het zwemniveau en de beschikbare plaatsen.

Een inhaalles wordt niet noodzakelijk door de vaste lesgever gegeven.

Als geen van de aangeboden momenten past, neemt u contact op met het secretariaat om een ander moment te onderzoeken. Als geen passend moment kan worden overeengekomen, volgt terugbetaling volgens bovenstaande regeling. Een tegoedbon kan uitsluitend met uw instemming als alternatief worden aangeboden.

Wanneer een overeengekomen inhaalles zonder tijdige melding of geldige reden wordt gemist, is geen nieuwe inhaalles of terugbetaling voorzien. Bij een nieuwe medische verhindering gelden opnieuw de bepalingen over medische afwezigheid.

Aanvragen voor inhaallessen en terugbetalingen worden gericht aan zwemclub@swimwise.be.

10. ATTESTEN

• Deelnameattesten voor het ziekenfonds kunnen na afloop van de activiteit worden aangevraagd via zwemclub@swimwise.be. Na opmaak zijn deze beschikbaar in uw Twizzit-account.
• Of u recht hebt op een tegemoetkoming en welk bedrag wordt terugbetaald, wordt bepaald door uw ziekenfonds.
• Voor de reguliere zwemlessen verstrekt Swimwise geen fiscaal attest voor kinderopvang.
• Voor eventuele kampen of andere opvangactiviteiten wordt afzonderlijk beoordeeld of aan de wettelijke voorwaarden voor het uitreiken van een fiscaal attest is voldaan.

11. SCHOOLVAKANTIE EN FEESTDAGEN

De lesdata worden bij inschrijving meegedeeld en zijn beschikbaar in uw Twizzit-account. In deze planning staat aangegeven of tijdens schoolvakanties en op feestdagen lessen plaatsvinden.

Dagen waarop volgens de meegedeelde planning geen les wordt gegeven, gelden niet als geannuleerde of gemiste lessen.

Swimwise informeert u zo snel mogelijk over eventuele wijzigingen. Voor wijzigingen van het afgesproken lesmoment en voor geannuleerde lessen gelden respectievelijk artikelen 4 en 8.

12. MEDIA & PRIVACY

Swimwise verwerkt persoonsgegevens voor de organisatie en administratie van de activiteiten, waaronder inschrijvingen, betalingen, lesplanning, communicatie, deelnameattesten en de afhandeling van verzekeringsdossiers.

Meer informatie over de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerkte gegevens, de rechtsgronden, betrokken dienstverleners zoals Twizzit, bewaartermijnen en uw privacyrechten vindt u in de privacyverklaring op de website van Swimwise. Deze is ook op eenvoudige vraag verkrijgbaar bij het secretariaat via zwemclub@swimwise.be.

Medische attesten worden uitsluitend gebruikt om aanvragen wegens medische verhindering te beoordelen. Ze zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die deze informatie nodig hebben voor de behandeling van de aanvraag. Een diagnose wordt niet gevraagd.

Foto-, film- en geluidsopnames

Swimwise kan tijdens activiteiten foto’s, video’s en geluidsopnames maken voor communicatie- en promotiedoeleinden. Voor het maken en gebruiken van herkenbare opnames op basis van toestemming wordt vooraf afzonderlijke, vrijwillige toestemming gevraagd. Het aanvaarden van deze algemene voorwaarden geldt op zichzelf niet als toestemming voor dit beeldgebruik.

Voor minderjarige deelnemers wordt de toestemming verleend door de bevoegde ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). Daarbij wordt, rekening houdend met de leeftijd en het onderscheidingsvermogen, ook de minderjarige betrokken.

Voor specifieke opnames of campagnes kan Swimwise een afzonderlijke overeenkomst voor het gebruik van beeldmateriaal voorleggen. Daarin worden de betrokken opnames, de organisaties die deze mogen gebruiken, de doeleinden, de communicatiekanalen en de gebruiksduur vastgelegd. Deze overeenkomst geldt uitsluitend voor de opnames en het gebruik waarop zij betrekking heeft.

Binnen de grenzen van de verleende toestemming kunnen opnames worden gebruikt voor onder meer websites, sociale media, e-mailcampagnes, pers, videoplatformen, drukwerk, presentaties en promotionele campagnes. Swimwise gebruikt de opnames op een respectvolle wijze, zonder de waardigheid of belangen van de deelnemer te schaden. Er is geen vergoeding verschuldigd, tenzij dit afzonderlijk schriftelijk wordt overeengekomen.

Het weigeren van toestemming heeft geen gevolgen voor deelname aan de zwemlessen of andere activiteiten.

Intrekking van toestemming

De deelnemer of de bevoegde wettelijke vertegenwoordiger kan de toestemming op elk moment kosteloos intrekken, onder meer via zwemclub@swimwise.be. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking.

Na intrekking stopt Swimwise het verdere gebruik waarvoor toestemming de rechtsgrond vormde en verwijdert Swimwise de betrokken opnames zonder onnodige vertraging uit de eigen online kanalen, tenzij een andere geldige rechtsgrond verdere verwerking toestaat.

Reeds verspreid drukwerk kan doorgaans niet worden teruggehaald. Ook kan Swimwise verdere verspreiding door onafhankelijke derden niet volledig beheersen. Deze praktische beperkingen doen geen afbreuk aan uw wettelijke privacy rechten.

De afzonderlijke overeenkomst voor beeldgebruik en deze algemene voorwaarden worden steeds toegepast met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving. Zij beperken de wettelijke rechten van de deelnemer of diens wettelijke vertegenwoordiger niet.

13. VERLOREN VOORWERPEN

Swimwise bewaart gewone verloren voorwerpen gedurende maximaal drie maanden vanaf de datum waarop ze worden gevonden. Tijdens deze periode kunt u bij het secretariaat navragen of een voorwerp werd teruggevonden.

Na afloop van de bewaartermijn kunnen niet-opgehaalde voorwerpen aan een goed doel worden geschonken of, als ze daarvoor niet geschikt zijn, worden afgevoerd.

Voor identiteitsdocumenten en waardevolle voorwerpen wordt een passende procedure gevolgd, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke regels. Bederfelijke, onhygiënische of gevaarlijke voorwerpen kunnen om veiligheids- of hygiëneredenen eerder worden afgevoerd.

14. KLACHTEN/OPMERKINGEN…

Opmerkingen, klachten en positieve feedback kunt u bezorgen via zwemclub@swimwise.be. Vermeld bij een klacht de naam van de deelnemer, de leslocatie, de betrokken les of activiteit en een duidelijke omschrijving van het probleem.

Swimwise bevestigt de ontvangst van uw klacht en streeft ernaar binnen tien werkdagen inhoudelijk te reageren. Als de behandeling meer tijd vraagt, informeren wij u hierover.

Voor dringende meldingen belt u naar 03 369 35 09. Wordt de telefoon niet opgenomen, spreek dan een boodschap in met uw naam, telefoonnummer en de reden van uw oproep.